Конференц-мероприятия HyFlex: руководство по предварительной подготовке.

• В Zoom есть "Совещания" и "Вебинары". Решите, какой из них вы хотите использовать.
  • Если вы хотите использовать "вебинары", вам необходимо обновить лицензию.
• Убедитесь, что в Zoom достаточно места для количества участников.
  • Обычно максимальное количество пользователей составляет 100 человек. По мере необходимости повышайте до 300 / 500 / 1 000 человек и т.д.

Куда подавать заявления на получение статуса Zoom

• Свяжитесь с потенциальными онлайн-участниками, предоставив им три части информации для допуска к участию во встрече/вебинаре Zoom.
  1. URL встречи/вебинара
  2. Идентификатор встречи/вебинара
  3. пароль
• Для вебинаров отправьте специальное приглашение по электронной почте онлайн докладчикам (участникам дискуссии) через администрацию Zoom.

• Если вы хотите разрешить людям за пределами университета пользоваться Wi-Fi в TUFS, вы должны заранее получить "учетную запись посетителя".
• Если мероприятие проводится в выходные или праздничные дни, заранее свяжитесь с ICC по поводу использования Wi-Fi на территории кампуса.Так как обслуживание системы иногда проводится в выходные и праздничные дни, целесообразно сделать запрос об обеспечении стабильной интернет-среды.
• Продумайте, как реагировать в случае нарушения работы Wi-Fi в кампусе.
  • Риск крайне низок, поэтому для обычных мероприятий толерантность к риску не является проблемой. В случае чрезвычайной ситуации можно обойтись привязкой к телефону организатора, поэтому убедитесь, что вы знаете, как это сделать. При необходимости вы также можете арендовать карманный Wi-Fi или другое оборудование у поставщика.

Приложения, связанные с WiFi на территории кампуса.

• Убедитесь, что все докладчики/выступающие, будь то лично или онлайн, знают, какую презентацию вы планируете провести; проще, если вы попросите их заявить об этом в форме Google или аналогичной.
  • Используете ли вы слайдовые материалы?
  • Используете ли вы в PowerPoint "Инструменты докладчика" (экран для докладчиков, где они могут проверять заметки, прошедшее время и т.д.)?
  • Могу ли я воспользоваться компьютером в заведении? Использовать собственный компьютер? (Организатор может уточнить)
  • Во время презентации имеете ли вы дело со звуком, например, воспроизведение аудиофайлов, проигрывание компакт-дисков и т.д.?
  • Работаете ли вы во время презентации с видеофайлами, воспроизведением DVD-дисков и т.д.?
• В зависимости от содержания презентации каждого докладчика будет корректироваться комплектация помещения. Как только вы получите представление об общей картине, пожалуйста, свяжитесь с отделом информационного обеспечения образования, чтобы обсудить, как будет организована площадка.

• Для проведения конференц-мероприятия потребуется много рабочей силы, включая сотрудников службы приема и размещения посетителей, но для эксплуатации оборудования, связанного с помещениями/распределением Zoom, потребуется следующий персонал.
  • Zoom 1 человек, отвечающий за работу главного компьютера
  • 1 человек, отвечающий за работу камеры для прямых онлайн трансляций
  • Сотрудник по освещению (для зала "Прометей") 1 человек ※ Может быть разделен с ведущим ПК, если знаком с
  • 1 или 2 человека для объяснения докладчикам (участникам дискуссии), как пользоваться оборудованием ※ Может также выполнять функции оператора микрофона во время сессии вопросов и ответов
• Как упоминалось выше, если вы проводите мероприятие в стиле HyFlex, вам понадобится три или четыре человека на каждую площадку. Обычно за это отвечают студенты или другие люди на гонорарной основе, но можно предположить, что студенты, имеющие некоторые навыки работы с механикой, смогут с этим справиться. Убедитесь, что у вас есть необходимые люди, заранее и организуйте репетиции для следующих шагов.

• Забронируйте место и назначьте репетицию на дату, отличную от основного мероприятия.
  • Репетиции должны быть назначены на свободную дату и время, чтобы сотрудники Управления информационных технологий в образовании могли присутствовать на них.
    См. также: даты и время работы.
• Репетиции длятся 30-45 минут, в течение которых читается лекция о том, как использовать оборудование, но затем вам нужно фактически работать с оборудованием и привыкнуть к нему, поэтому вам следует рассчитывать на 2-3 часа, включая отработку потока.
• Сотрудники Управления информационных технологий в образовании уйдут сразу после окончания лекции. После этого репетиции должны проводиться только сотрудниками организационного отдела. Если у вас возникнут какие-либо проблемы или вопросы, пожалуйста, позвоните нам. Мы приедем и поддержим вас.

Где подать заявку на бронирование объекта (зависит от места):См. также.)

Где подать заявку на участие сотрудников в лекциях/репетициях

• Оборудование, предоставленное во временное пользование Управлением по информационным технологиям в образовании, предназначено для обычных занятий в кампусе и не может быть принято для использования на конференциях.
  • Рассмотрите возможность привлечения специализированных подрядчиков, особенно для крупных мероприятий.
  • Для небольших и средних мероприятий может быть разрешено специальное предоставление во временное пользование оборудования для аудиторий, но при этом должны строго соблюдаться сроки и время предоставления и возврата оборудования.
• Если будут проводиться репетиции, пожалуйста, также закажите оборудование для репетиций во временное пользование.
• Для проведения мероприятий количество и тип оборудования, доступного для аренды, может быть огромным, поэтому бронирование по электронной почте может быть затруднено. Мы рекомендуем вам прийти к нам в офис и обсудить ваши требования устно, чтобы мы могли подобрать необходимое оборудование и заполнить необходимые формы.

Куда обращаться за получением оборудования во временное пользование

(Вас могут попросить проконсультироваться с отделом по академическим вопросам относительно возможности получения кредита).

• Большинство конференций, вероятно, будут проводиться по субботам, воскресеньям и в праздничные дни, но в эти дни офис поддержки информатики образования закрыт. Если ваше мероприятие приходится на субботу или воскресенье, постарайтесь забрать свое оборудование в пятницу во второй половине дня.
• Место проведения может быть установлено сотрудниками офиса поддержки в часы работы офиса поддержки информатизации образования. Однако в таких случаях оборудование остается установленным до следующего дня.Убедитесь, что место проведения мероприятия также забронировано на время между днем установки и самим мероприятием.Для предотвращения кражи также свяжитесь с охранником и попросите запереть дверь.

Где подать заявку на бронирование объекта (зависит от места):См. также.)

Где запрашивать блокировку

Куда обратиться за поддержкой для создания

• Оборудование во вспомогательной комнате предназначено для обычных занятий и должно быть возвращено утром того дня, когда комната открывается после мероприятия. Пожалуйста, убедитесь, что оборудование возвращено вовремя, так как оно может быть использовано в классе.
• Если существуют особые обстоятельства, которые не позволяют вернуть оборудование утром в день открытия, возможно хранение оборудования в караульном помещении в день мероприятия. Однако в случае большого количества оборудования это может оказаться невозможным, поэтому, пожалуйста, проконсультируйтесь с нами заранее.

Куда обратиться за консультацией по срокам возвращения