Konferenční akce HyFlex: příručka pro předběžnou přípravu.

• Zoom nabízí "Schůzky" a "Webináře". Rozhodněte se, který z nich chcete používat.
  • Pokud chcete používat "webové semináře", musíte si licenci aktualizovat.
• Ujistěte se, že je v Zoomu dostatek místa pro daný počet účastníků.
  • Obvykle je maximální počet uživatelů 100. V případě potřeby je možné provést upgrade na 300 / 500 / 1 000 osob atd.

Kde podat žádost o aplikaci Zoom

• Kontaktujte potenciální online účastníky a poskytněte jim tři informace pro vstup na schůzku/webinář Zoom.
  1. Adresa URL schůzky/webináře
  2. ID setkání/webináře
  3. přístupový kód
• V případě webinářů zašlete online řečníkům (účastníkům panelu) prostřednictvím správy Zoomu speciální e-mail s pozvánkou.

• Pokud chcete umožnit používání Wi-Fi na TUFS osobám mimo univerzitu, musíte si předem nechat vystavit "návštěvnický účet".
• Pokud se akce koná o víkendu nebo o svátcích, kontaktujte předem ICC ohledně možnosti využívat Wi-Fi v areálu školy.Vzhledem k tomu, že údržba systému se někdy provádí o víkendech a svátcích, je dobré se informovat o zajištění stabilního internetového prostředí.
• Zvažte, jak reagovat v případě narušení Wi-Fi v kampusu.
  • Riziko je extrémně nízké, takže tolerance rizika není pro běžné události problém. V případě nouze si vystačíte s tetheringem na telefonu pořadatele, proto se ujistěte, že víte, jak na to. V případě potřeby si také můžete od dodavatele pronajmout kapesní Wi-Fi nebo jiné zařízení.

Aplikace související s WiFi na kampusu.

• Ujistěte se, že všichni prezentující/řečníci, ať už osobně nebo online, vědí, jaký druh prezentace plánují přednést; je jednodušší, když to nahlásí ve formuláři Google nebo podobném.
  • Používáte diapozitivy?
  • Používáte v aplikaci PowerPoint "Nástroje pro prezentující" (obrazovka pro prezentující, kde mohou kontrolovat poznámky, uplynulý čas atd.)?
  • Mohu použít počítač z místa konání? Použít vlastní počítač? (může být upřesněno organizátorem)
  • Pracujete během prezentace se zvukem, např. přehráváním zvukových souborů, přehráváním CD apod.?
  • Pracujete během prezentace s video soubory, přehráváním DVD atd.?
• V závislosti na obsahu prezentace každého přednášejícího bude upraveno vybavení místa konání. Jakmile budete mít určitou představu o celkovém obrazu, obraťte se na oddělení podpory informatizace vzdělávání a poraďte se s ním, jak by mělo být místo konání nastaveno.

• Realizace konferenční akce si vyžádá mnoho pracovních sil, včetně recepčních a pohostinství pro návštěvníky, ale k obsluze zařízení souvisejícího s vybavením místa konání / distribucí zoomu bude zapotřebí následující personál.
  • Přiblížit 1 osobu odpovědnou za provoz hostitelského počítače
  • 1 osoba pověřená obsluhou kamery pro online živé vysílání
  • Lighting officer (for Prometheus Hall) 1 osoba ※ Může pracovat současně s hostitelským PC, pokud je s ním obeznámen.
  • 1 nebo 2 osoby, které vysvětlí řečníkům (panelistům), jak používat zařízení ※ Může také sloužit jako obsluha mikrofonu během sekce otázek a odpovědí.
• Jak bylo uvedeno výše, pokud pořádáte akci ve stylu HyFlex, budete potřebovat tři nebo čtyři lidi na každé místo. Obvykle je budou mít na starosti studenti nebo jiné osoby na základě honoráře, ale lze předpokládat, že studenti s určitými mechanickými dovednostmi to zvládnou. Předem se ujistěte, že máte dostatek pracovních sil, a domluvte si zkoušky na další kroky.

• Rezervujte si místo konání a domluvte si zkoušku na jiné datum než hlavní událost.
  • Zkoušky musí být stanoveny na volné datum a čas, aby se jich mohli zúčastnit pracovníci Kanceláře pro informační technologie ve vzdělávání.
    Viz také: termíny a provozní doba.
• Zkoušky by měly trvat 30-45 minut, během kterých proběhne přednáška o tom, jak se zařízení používá, ale pak je třeba zařízení skutečně ovládat a zvyknout si na něj, takže počítejte s 2-3 hodinami, včetně nácviku plynulosti.
• Pracovníci Kanceláře pro informační technologie ve vzdělávání odejdou, jakmile přednáška skončí. Poté by zkoušky měli provádět pouze organizační pracovníci. V případě jakýchkoli problémů nebo dotazů nás prosím kontaktujte telefonicky. Přijedeme za vámi a poskytneme vám podporu.

Kde podat žádost o rezervaci zařízení (liší se podle místa):Viz také.)

Kde podat žádost o účast zaměstnanců na přednáškách/zkouškách

• Zařízení zapůjčené Kanceláří pro informační technologie ve vzdělávání je určeno pro běžnou výuku na univerzitě a nelze je přijmout pro použití na konferenčních akcích.
  • Zvažte využití specializovaných dodavatelů, zejména pro větší akce.
  • U malých a středně velkých akcí lze povolit zvláštní výpůjčku vybavení učebny, ale je třeba přísně dodržovat termíny a časy výpůjčky a vrácení.
• Pokud se budou konat zkoušky, rezervujte si prosím také zapůjčení vybavení na zkoušky.
• Množství a typ vybavení, které je možné si pronajmout, může být u akcí obrovské, takže rezervace prostřednictvím e-mailu může být komplikovaná. Doporučujeme, abyste se dostavili do naší kanceláře a ústně projednali své požadavky, abychom mohli vyhledat potřebné vybavení a vyplnit potřebné formuláře.

Kde požádat o zapůjčení vybavení

(Můžete být požádáni, abyste se poradili s oddělením pro akademické záležitosti, zda je výpůjčka dostupná, či nikoli).

• Většina konferenčních akcí se bude pravděpodobně konat v sobotu, neděli a ve státní svátky, ale kancelář podpory informatiky ve vzdělávání je v tyto dny zavřená. Pokud se vaše akce koná v sobotu nebo v neděli, měli byste se pokusit vyzvednout si vybavení v pátek odpoledne.
• Místo konání mohou připravit pracovníci podpůrného úřadu během otevírací doby úřadu pro podporu informatizace ve vzdělávání. V takovém případě však zařízení zůstane nastaveno až do následujícího dne.Ujistěte se, že je místo konání akce rezervováno i na dobu mezi dnem přípravy a samotnou akcí.Abyste zabránili krádeži, kontaktujte také ostrahu a požádejte o uzamčení dveří.

Kde podat žádost o rezervaci zařízení (liší se podle místa):Viz také.)

Kde požádat o uzamčení

Kde požádat o podporu pro nastavení

• Vybavení v podpůrné místnosti je určeno pro běžné třídy a mělo by být vráceno ráno v den otevření místnosti po skončení akce. Dbejte prosím na to, abyste vybavení vrátili včas, protože může být použito ve výuce.
• Pokud se vyskytnou zvláštní okolnosti, které brání vrácení vybavení ráno v den zahájení, je možné nechat vybavení v den konání akce ve strážnici. V případě velkého množství to však nemusí být možné, proto se s námi prosím předem poraďte.

Kde se poradit o termínech návratu